Rancang Bangun Sistem Informasi Penginapan

Oleh : Dani Rahmadan Putri.

STMIK Sumedang.

A. Deskripsi

Berkembangnya teknologi di era globalisasi ini, sangatlah membantu dan mendukung sebuah kegiatan dalam suatu organisasi. Suatu kebijakan dirasakan efektif apabila informasi yang mendukung disajikan dengan cepat, tepat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. Oleh sebab itu organisasi membutuhkan suatu alat yang dapat membantu dan memudahkan dalam menentukan suatu kebijakan untuk pengembangan organisasi itu sendiri dimasa mendatang. Dengan adanya keberadaan computer sebagai pengolah data yang dapat memberikan suatu informasi dengan kemampuan kinerja yang terorganisasi dan cepat dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi.

Pada studi kasusu ini saya mengambil judul “Rancang Bangun Sistem Operasi Perhotelan”. Dengan konsep dasar informasi harus bersifat, 1) akurat, yang berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. 2). Tepat pada waktunya (Timeliness), informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang lama tidak aka nada nilainya lagi. 3). Relevan (Relevance), informasi yang mempunyai manfaan untuk pemakainya. 4). Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai nilai jual tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan info tersebut. 5). Dapat dipercaya, info tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya, sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.

Selain konsep dasar informasi, ada juga konsep dasar Manajemen Sistem. Yang didalamnya terdapat Flowchart yang dapat diartikan sebagai pemetaan terhadap arus aktifitas pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urutan dari prosedur yang ada pada system Flowchart digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi.

Perangkat lunak yang digunakan yaitu Visual Basic, karena mengacu pada metode pembuatan tampilan program (interface) atau objek pemograman yang bisa dilakukan secara langsung terlihat oleh programmer. Adapun struktur organisasi yang digunakan pada studi ini yaitu Struktur Organisasi baris pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dilaksanakan dari atas sampai bawahan. Hotel ini dipimpin oleh seorang manajer kepada operasional hotel diserahkan atau dijalankan. Manajer ini membawahi beberapa satuan organisasi antara lain Receptionist, Satpam, dan Pelayan.

B. Karakteristik :

1) Komponen :

- Komponen Luar : Penerima Laporan Bulanan, Tamu

- Komponen Dalam : Pemilik Penginapan, Karyawan.

2) Batasan Sistem:

- Informasi tentang pemesanan kamar secara Online.

- Halaman Admin.

- Informasi yang diberikan kepada Tamu dari Penginapan.

- Pembayaran untuk pemesanan kamar

3) Lingkungan Luar Sistem:

- Fasilitas Penginapan.

- Pelayanan Penginapan.

- Suasana disekitar/di dekat Hotel.

4) Penghubung Sistem:

- Menu Utama

5) Input (Masukan):

- Log In

- Data Pemesanan Kamar

- Data Check In.

- Data Check Out.

- Transaksi

6) Output (Keluaran):

- Laporan Bulanan.

- Laporan Data Check In

- Laporan Data Check Out

- Laporan Transaksi

7) Proses:

- Pendaftaran

- Input Data Kamar

- Pengolahan Laporan Transaksi.

8) Sasaran Sistem:

- Supaya dapat menyajikan informasi kamar yang statusnya kosong, dipesan ataupun isi secara tepat dan akurat.

- Dengan menerapkan system baru yang terkomputerisasi maka proses pencarian data akan lebih mudah. Data yang tersusun dalam database membuat pelayanan akan informasi baik kepada tamu hotel, manajaer ataupun pihak lain jauh lebih baik dan lebih cepat, serta pengendalian laporan akan lebih mudah.

- Memungkinkan hotel untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik dan lebih luas

C. Prosedur

Prosedurnya adalah Tamu pertama-tama melakukan LogIn, setelah itu Tamu melakukan pendaftaran, seperti mengisi data Identitas secara lengkap. Setelah tamu melakukan pendaftaran maka tamu akan menerima data pemesanan kamar yang masih tersedia. Apabila tamu telah selesai melakukannya maka tamu akan segera melakukan check in. dan untuk system pembayarannya itu sendiri, tamu bisa melakukan pembayaran dengan DP yang telah ditentukan. Apabila tamu tidak melakukan pembayaran dengan uang DP, itu tidak apa-apa. Hanya saja kunci kamar yang akan diterima nantinya oleh Tamu mungkin akan berbeda dari Tamu yang lain nya. Dan apabila tamu telah selesai menginap di hotel tersebut maka tamu akan segera melakukan check out dan kemudian melakukan pembayaran keseluruhan.

D. Tabel Input & Output